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Confidentialité

Dernière mise à jour : octobre 2019

À Aviso, nous savons que nos clients se préoccupent de leurs renseignements personnels, et nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements qui nous sont confiés. Notre Politique de protection des renseignements personnels s’inscrit dans un programme complet qui garantit le respect adéquat de nos politiques, nos procédures et nos mesures de sécurité par nos employés et nos représentants. Les politiques et pratiques que nous avons mises en place respectent les normes établies dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada et les lois applicables. Aviso a désigné un chef de la protection des renseignements personnels qui est responsable du maintien et de la mise en œuvre de notre Politique de protection des renseignements personnels.

Interprétation et application

Dans la présente Politique de protection des renseignements personnels :

« Aviso » ou « nous » désigne Patrimoine Aviso inc. et chacune de nos filiales, y compris Valeurs mobilières Credential Qtrade inc., Gestion d’actif Credential inc., Gestion d’actifs Qtrade inc., Placements NordOuest & Éthiques S.E.C., Services d’assurance Credential inc., Solutions d’Assurance Qtrade inc., Stratégies financières Credential inc. et toute autre entité qui pourrait faire partie d’Aviso de temps à autre;
« Renseignements personnels » désigne tout renseignement factuel ou subjectif concernant une personne identifiable;
« Organisation de référence »désigne la coopérative d’épargne et de crédit, la caisse populaire, le gestionnaire de portefeuille ou une autre organisation financière avec laquelle vous avez une relation ou qui vous a recommandé et avec laquelle nous pouvons collaborer pour offrir des produits et des services.

La présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à tous les clients d’Aviso et vise à expliquer la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable de la conformité aux principes décrits dans la présente Politique de protection des renseignements personnels, ainsi que de la conception et de la surveillance de notre programme de protection des renseignements personnels en général. Nous avons établi des procédures pour protéger les renseignements personnels, répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements, fournir une formation continue aux employés et veiller à ce que les clients et les autres personnes qui communiquent avec nous ou qui visitent notre site Web puissent accéder à nos politiques.

Principes de protection des renseignements personnels

Au cœur de notre engagement envers nos clients se trouvent les principes suivants concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels :

Responsabilité

Nous sommes responsables de la protection des renseignements personnels qui sont sous notre contrôle ou qui sont transférés à des tiers pour traitement en notre nom. Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer notre conformité aux principes décrits dans la présente Politique de protection des renseignements personnels.

Détermination des objectifs

Les objectifs aux fins desquels les renseignements personnels sont recueillis seront déterminés et expliqués avant ou au moment de la collecte.

Consentement

Nous obtiendrons un consentement éclairé avant de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels, sauf si la loi le permet ou l’exige autrement.

Collecte limitée

Les renseignements personnels seront recueillis par des moyens justes et légaux, et nous ne recueillerons que les renseignements nécessaires aux fins précises indiquées à nos clients.

Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Nous n’utiliserons et ne divulguerons des renseignements personnels qu’aux fins que nous avons indiquées à nos clients, ou lorsque requis ou permis par la loi. Nous ne conservons les renseignements personnels que tant qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire aux fins indiquées.

Exactitude

Nous veillons à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible, conformément aux objectifs pour lesquels ils sont utilisés.

Mesures de protection

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures de protection et de sécurité appropriées selon la sensibilité des renseignements.

Transparence

Dans un délai raisonnable après la réception d’une demande, nous fournirons des renseignements précis et faciles à comprendre sur nos politiques et procédures de gestion des renseignements personnels.

Accès

Nos clients ont le droit d’examiner les renseignements personnels que nous détenons à leur sujet, sauf si nous sommes tenus ou autorisés par la loi de leur refuser l’accès. Nous encourageons nos clients à vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et à nous informer de toute correction nécessaire.

Contestation de notre conformité

Si une personne a des préoccupations au sujet de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels, elle peut demander à notre chef de la protection des renseignements personnels d’enquêter sur la question et d’y répondre dans un délai raisonnable.

Collecte de vos renseignements personnels

En tant qu’entités réglementées, les sociétés d’Aviso sont tenues d’obtenir certains renseignements à votre sujet dans le cadre de leur offre de produits et de services. Nous ne recueillerons vos renseignements personnels que de manière juste et légale. Nous obtenons la plupart des renseignements directement de vous dans le cadre de vos interactions avec nous (que ce soit par écrit, verbalement, par voie électronique ou autrement), et nous pouvons également recueillir des renseignements d’autres sources, y compris auprès de votre organisation de référence, d’autres institutions financières, d’agences d’évaluation du crédit et d’autres tiers, dans chaque cas tel que vous l’avez autorisé ou tel qu’il est permis par la loi.

La décision de nous fournir vos renseignements personnels vous appartient. Toutefois, notre capacité à vous fournir certains produits et services pourrait être limitée si vous refusez de nous fournir les renseignements essentiels à cette fin.

Renseignements que nous recueillons et utilisation que nous en faisons

Les renseignements que nous recueillons dépendent des produits et services que vous nous demandez de fournir. Les types de renseignements que nous recueillons et l’utilisation de nous faisons de ces renseignements sont comme suit :

Nom et coordonnées

Ces renseignements nous permettent de vous identifier et de vous faire parvenir des relevés et d’autres avis importants ou requis. Ils nous permettent également de communiquer avec vous pour obtenir des directives et répondre à vos demandes.

Date de naissance

Ce renseignement nous permet de nous acquitter de notre obligation légale de vérifier votre identité et de vous protéger contre les erreurs, le vol d’identité et la fraude. Nous pouvons également utiliser ce renseignement pour déterminer votre intérêt à l’égard d’autres produits et services que nous offrons.

Numéro d’assurance sociale

Nous obtenons votre numéro d’assurance sociale (NAS) aux fins des déclarations d’impôt. Nous pouvons également utiliser votre NAS à des fins d’évaluation du crédit ou de surveillance, ainsi que pour vous distinguer d’autres personnes ou clients.

Emploi et renseignements financiers

Nous recueillons ces renseignements pour mieux comprendre votre situation financière et vos besoins en matière de placement, ainsi que pour nous aider à prodiguer des conseils de placement appropriés. Nous pouvons également utiliser ce renseignement pour déterminer votre intérêt à l’égard d’autres produits et services que nous offrons.

Renseignements sur la santé

Ces renseignements sont requis pour certains types de produits d’assurance.

Autres renseignements

Au besoin, nous pouvons recueillir d’autres renseignements sur vous relativement aux produits et services demandés, comme des renseignements sur la citoyenneté ou la résidence, l’état matrimonial et des renseignements sur le conjoint, que nous utilisons pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour établir et gérer les comptes que vous détenez auprès de nous, déterminer votre admissibilité, vous informer et vous fournir des produits et services, ainsi qu’assurer notre compréhension de vos besoins et y répondre. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels comme il se doit aux fins suivantes :

Mener des audits ou y répondre

En ce qui a trait à nos exigences d’audit ou à celles de votre organisation de référence, afin de nous aider à vous protéger contre les activités illégales ou frauduleuses.

Enquêter sur les problèmes et régler les réclamations

Dans le cadre de l’enquête sur les problèmes et de leur résolution, y compris la divulgation de vos renseignements aux fournisseurs de produits d’assurance, aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi, aux avocats ou à d’autres tiers concernés.

Respecter les obligations légales et réglementaires

Pour nous conformer aux lois applicables, y compris, sans s’y limiter, les règles des organismes de réglementation des valeurs mobilières, la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, les lois fiscales ainsi que les exigences des fiduciaires, et pour coopérer avec les autorités compétentes.

Comprendre les besoins des clients et les exigences d’affaires

Pour nous aider à mieux comprendre les habitudes et les préférences des clients, faire le suivi de leurs besoins et de leurs demandes, examiner et améliorer nos produits et services et prévoir les exigences d’affaires futures.

Nous utilisons vos renseignements personnels exclusivement aux fins décrites dans la présente Politique de protection des renseignements personnels et pour aucune autre raison, sauf si vous y consentez ou si la loi l’exige. Nous ne louons ni ne vendons vos renseignements personnels à des tiers.

Communication de vos renseignements personnels

Dans le cadre de notre offre de produits et de services et de l’exploitation de votre compte, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres parties.

Au sein d’Aviso et parmi nos employés

Aviso a des activités centralisées pour certaines fonctions administratives, opérationnelles, de marketing et autres. Par conséquent, nous pouvons, de temps à autre, communiquer des renseignements aux sociétés qui font partie d’Aviso. Dans l’exercice de leurs fonctions, nos employés ou représentants autorisés peuvent avoir accès à des renseignements personnels. Ils ne peuvent accéder qu’aux renseignements strictement nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Les employés sont tenus de respecter notre Code de conduite professionnelle et d’éthique, en vertu duquel ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements sur les clients et à agir conformément aux lois applicables et aux politiques et procédures d’Aviso.

Votre organisation de référence et d’autres organisations financières

Aviso travaille en étroite collaboration avec votre organisation de référence et d’autres organisations financières, qui sont des entités juridiques distinctes, afin de vous offrir une gamme de produits et de services. En nous permettant de partager vos renseignements personnels avec ces entités, vous nous aidez à respecter notre engagement de vous offrir le meilleur service possible et à vous faire profiter de notre gamme complète de produits et de services. Avec votre consentement, ces entités peuvent utiliser vos renseignements personnels pour vous recommander d’autres produits et services qu’elles offrent ou qui sont offerts par Aviso et pour mieux comprendre et gérer leur relation avec vous.

Fournisseurs de services

Nous communiquons des renseignements à des fournisseurs de services tiers dont nous avons retenu les services pour la prestation de services spécialisés, comme la préparation et l’envoi de relevés, d’attestations et d’avis, le stockage sécurisé des données et le traitement d’opérations pour le compte de clients, ainsi que d’autres services liés à votre compte. Dans ces cas, nous ne divulguons que les renseignements précis requis aux fins de la prestation de ces services. Nos fournisseurs de services doivent s’engager à utiliser les renseignements sur les clients uniquement aux fins de la prestation des services qu’ils sont chargés de fournir et doivent accepter de mettre en place et de maintenir des mesures de protection et de sécurité appropriées. Certains de nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Canada et peuvent stocker et traiter vos renseignements à l’extérieur du Canada ou accéder à vos renseignements à partir d’un lieu situé à l’extérieur du Canada.

Organismes de réglementation des valeurs mobilières, organismes gouvernementaux et organismes d’application de la loi

Nous sommes tenus de communiquer vos renseignements aux autorités en valeurs mobilières qui surveillent nos activités (comme l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières, l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels et d’autres organismes de réglementation). Ces organismes doivent avoir accès aux renseignements personnels des clients, des employés, des mandataires, des administrateurs, des dirigeants, des partenaires et d’autres personnes à des fins réglementaires, y compris la surveillance des activités de négociation, des ventes, de la conformité financière, de l’examen et de l’audit du pupitre de négociation, des enquêtes sur les infractions réglementaires et légales potentielles, des bases de données réglementaires, des procédures d’application ou disciplinaires, de la communication de renseignements aux autorités compétentes, des marchés réglementés, ainsi que des organismes d’application de la loi dans tout territoire.

Nous pourrions également être contraints de divulguer des renseignements en réponse à une demande, une procédure ou toute autre ordonnance juridiquement valide. Dans ces cas, nous prenons des mesures pour nous assurer que la demande est valide et nous ne divulguons que les renseignements nécessaires pour répondre à la demande ou à l’ordonnance. Un tribunal peut nous ordonner de divulguer des renseignements personnels à un tiers ou au tribunal, ou de préserver des renseignements personnels en attendant l’issue d’une audience judiciaire. Dans de telles circonstances, nous vérifierons la légitimité de l’ordonnance du tribunal et prendrons des mesures raisonnables pour limiter la quantité de renseignements personnels divulgués aux renseignements nécessaires pour satisfaire à l’ordonnance du tribunal. Nous pouvons également être tenus par la loi de divulguer des renseignements en lien avec le recouvrement ou le remboursement d’une dette, pour contribuer à la prévention d’une fraude ou d’une autre activité criminelle, lorsque nous obtenons un avis juridique d’un avocat ou dans une situation d’urgence qui touche la santé ou la sécurité d’une personne.

Dans les cas décrits ci-dessus, nous pourrions être tenus de communiquer vos renseignements personnels avec ou sans votre consentement. Dans certaines circonstances, il pourrait nous être interdit par la loi de vous informer que vos renseignements personnels ont été communiqués de cette façon.

Autres tiers

Si vous demandez un produit ou un service qui nécessite que nous vous accordions du crédit, nous pouvons obtenir des renseignements à votre sujet au moyen d’une vérification de votre solvabilité ou de références que vous nous avez fournies. Nous ne le ferons qu’avec votre consentement. Si vous ne donnez pas votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous accorder du crédit.

Au fil de notre croissance, nous pouvons accroître, vendre ou réorganiser nos activités. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une telle opération commerciale si la loi le permet. La partie destinataire est tenue de recueillir, d’utiliser et de divulguer de tels renseignements uniquement aux fins pour lesquelles vous nous avez initialement accordé votre consentement. Cette partie sera également assujettie aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.

Protection de vos renseignements personnels

Nous avons mis en place un programme de protection des renseignements personnels pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé et l’utilisation abusive. Nous avons recours à diverses mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels, notamment les suivantes :

des mesures physiques, comme l’utilisation de classeurs coupe-feu verrouillés, l’accès restreint aux bureaux et le déchiquetage des documents;
des mesures organisationnelles, comme l’accès restreint aux fichiers et aux centres de données;
des mesures technologiques, comme la sécurité du réseau, l’authentification forte et le chiffrement des données et la protection des mots de passe;
une formation continue des employés sur la protection des renseignements personnels et la sécurité des données.

Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable de s’assurer que notre Politique de protection des renseignements personnels est bien administrée et que nos mesures de sécurité sont à jour et efficaces.

Accès et mise à jour de vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Votre demande doit être écrite et nous fournir suffisamment de détails pour nous permettre de vous identifier ainsi que vos renseignements personnels. Dans les trente (30) jours suivant votre demande, nous vous fournirons des détails sur les renseignements personnels que nous détenons, la façon dont nous les avons recueillis, l’utilisation que nous en faisons et les personnes ou entités auxquelles ils ont été communiqués. Dans certains cas, il peut être inapproprié de vous fournir des renseignements qui constituent des données exclusives, qui sont protégés au titre du secret professionnel, qui compromettent la confidentialité des renseignements personnels d’une autre personne ou qui sont restreints par la loi ou dont la dissimulation est autorisée par la loi. Nous vous fournirons une explication si nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre demande. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée fédéral ou provincial concerné.

Nous comptons sur vous pour nous informer en temps opportun de toute modification ou correction de vos renseignements. Si une modification ou une correction est nécessaire, veuillez fournir une mise à jour par l’intermédiaire de notre portail client en ligne ou en communiquant avec votre conseiller ou un responsable des relations avec la clientèle au 1 877 787-2330.

Conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire pour vous fournir les produits ou les services que vous avez demandés et pour satisfaire aux exigences légales et réglementaires. La durée de conservation de vos renseignements personnels peut varier en fonction du produit ou du service demandé ainsi que de la nature et de la sensibilité de ces renseignements. Cette période peut être prolongée au-delà de la fin de notre relation aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire à des fins juridiques, commerciales ou autres. Nous pouvons détruire, supprimer, effacer ou convertir vos renseignements personnels en un formulaire anonyme s’ils ne sont plus requis aux fins indiquées.

Retrait de votre consentement

Sous réserve des exigences légales, réglementaires et contractuelles, vous pouvez communiquer avec nous en tout temps pour retirer votre consentement. Nous vous expliquerons vos options et les conséquences du retrait de votre consentement, le cas échéant. Si vous ne consentez pas à certaines utilisations ou à la communication de vos renseignements personnels, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains produits ou services, ou que notre capacité à le faire soit limitée.

Confidentialité en ligne

Nous ne recueillons aucun renseignement personnel vous concernant à votre insu lorsque vous consultez nos sites Web. Toutefois, nous recueillons des renseignements qui ne permettent pas de vous identifier, comme votre adresse IP, le type de navigateur utilisé, les pages consultées, l’heure et la date de votre visite, le site d’où vous provenez, ainsi que toute publicité sur laquelle vous avez pu cliquer pour accéder à nos sites Web. Ces renseignements nous aident à comprendre l’utilisation qui est faite de nos sites Web et comment les visiteurs nous trouvent. Ils nous aident également à planifier des améliorations pour mieux répondre aux besoins des visiteurs. Ces renseignements ne peuvent d’aucune façon être utilisés pour identifier personnellement un visiteur.

On pourrait vous demander de fournir des renseignements qui nous permettront d’améliorer nos sites Web ou de répondre à des questions ou à des sondages sur nos produits et services. Votre participation est facultative. Nous recueillons des renseignements auprès de vous lorsque vous participez à un sondage en ligne, que vous vous abonnez à un bulletin ou à une liste d’envoi, que vous participez à une promotion ou à un concours en ligne ou que vous nous envoyez une demande par courriel. Si vous participez à une telle activité et fournissez votre adresse courriel, celle-ci pourrait révéler des renseignements personnels comme votre nom et l’organisation à laquelle vous appartenez. Tous les renseignements que vous fournirez demeureront confidentiels et ne seront utilisés que pour répondre à vos commentaires ou questions. Veuillez noter que les demandes par courriel peuvent ne pas être chiffrées et que d’autres personnes pourraient voir le contenu de votre message. Prenez soin de ne pas inclure de renseignements confidentiels ou personnels dans les courriels que vous nous faites parvenir.

Nous utilisons des témoins sur nos sites Web, qui nous aident à faire le suivi de leur utilisation et à déterminer les pages les plus populaires. Un témoin est un renseignement qui est stocké dans votre navigateur Web par un site Web en particulier. Ce site Web pourra par la suite extraire ces renseignements de votre ordinateur lorsque vous reviendrez sur le site. Les témoins ne contiennent aucun renseignement personnel.

Nos sites Web contiennent un certain nombre de liens vers des sites Web de tiers. Nous ne sommes pas responsables du contenu de ces sites Web ni de la façon dont ces parties traitent ou protègent les renseignements personnels. Soyez prudent lorsque vous envoyez des renseignements par Internet. Toute communication non protégée par Internet n’est pas confidentielle et peut être interceptée, perdue ou altérée.

Procédure de traitement des préoccupations en matière de confidentialité

Si vous estimez que la confidentialité de vos renseignements personnels a été compromise, ou si vous avez des questions au sujet de vos renseignements personnels ou de vos échanges avec nous à cet égard, nous vous invitons à communiquer avec nous. Dans la plupart des cas, vous devriez être en mesure de résoudre votre problème en discutant avec votre conseiller ou un responsable des relations avec la clientèle en composant le 1 877 787-2330. Si ce dernier n’est pas en mesure de répondre à votre préoccupation à votre satisfaction, vous pouvez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Patrimoine Aviso inc.
À l’attention de : Chef de la protection des renseignements personnels
1111, rue Georgia Ouest, bureau 700
Vancouver (Colombie-Britannique) V6E 4T6
Numéro de téléphone : 1 877 787-2330
Adresse électronique : privacyofficer@aviso.ca

Notre chef de la protection des renseignements personnels examinera votre question ou préoccupation et s’efforcera de vous répondre dans les trente (30) jours. Si, après avoir communiqué avec notre chef de la protection des renseignements personnels, votre préoccupation n’est toujours pas résolue, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée fédéral ou provincial concerné.

Mise à jour de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour ou modifier notre Politique de protection des renseignements personnels de temps à autre si nous le jugeons approprié ou nécessaire pour tenir compte de tout changement apporté à nos activités, à la réglementation applicable ou aux pratiques du secteur. La version actuelle de notre Politique de protection des renseignements personnels se trouve sur notre site Web à l’adresse http://www.aviso.ca/fr/confidentialite/.