Confidentialité

Le Patrimoine Aviso, composé de Valeurs mobilières Credential Qtrade Inc. (qui comprend Investisseur Qtrade, Conseiller Qtrade, Services des correspondants CQ), Gestion d'actifs Qtrade Inc., Solutions d'Assurance Qtrade Inc. et Placements OceanRock Inc. (collectivement « Qtrade »), nous comprenons que vous accordez une grande importance à la confidentialité et à la sécurité de vos renseignements personnels et de renseignements liés à votre compte. Par conséquent, le maintien de la confidentialité et de la sécurité des renseignements que vous nous confiez constitue une priorité de premier ordre. À ce titre, nous avons défini et appliquons des normes de confidentialité et de sécurité détaillées visant à protéger vos renseignements et à empêcher leur utilisation malveillante. La présente politique décrit notre engagement à l'égard du maintien de la confidentialité de vos renseignements.

Modalités de la collecte de renseignements personnels

Nous vous demanderons de nous donner votre consentement pour procéder à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels.

Ce consentement peut être explicite ou tacite. Par exemple, lorsque vous donnez votre consentement à un élément particulier en cochant ou en sélectionnant une case dans un formulaire d'ouverture de compte, il s'agit d'un consentement explicite, tandis que lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels dans le but d'ouvrir un compte, vous consentez de manière implicite à leur collecte, à leur utilisation et à leur divulgation pour les raisons énoncées dans notre Formulaire de demande de nouveau compte, le livret intitulé Conventions de client et documents d'information ainsi que la présente politique.

Si vous déposez une demande concernant un produit, un service ou un renseignement auprès de Qtrade, il est possible que nous recueillions certains renseignements directement auprès de vous ou auprès d'autres membres de Qtrade, de votre établissement financier de référence ou autre, d'agences de notation ou d'autres tierces parties, si vous nous avez donné l'autorisation de le faire, ou si la loi nous l'autorise à le faire. Nous ne vous demanderons que de fournir les renseignements qui nous permettent de traiter votre demande, de répondre à votre proposition d'assurance, de remplir nos obligations en matière de réglementation, de vous offrir un service amélioré ou de vous offrir des produits et des services qui pourraient vous intéresser. Voici des exemples de renseignements requis pour traiter adéquatement la plupart des demandes et propositions d'assurance :

  • Renseignements servant à vous identifier et à communiquer avec vous, notamment votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone et de télécopieur, votre adresse électronique, votre date de naissance, votre numéro d'assurance sociale, et d'autres renseignements d'identification requis à des fins de conformité avec la réglementation sur le blanchiment d'argent et l'impôt sur le revenu.
  • Renseignements financiers, tels que votre revenu, votre valeur nette, vos antécédents en matière de crédit et votre profil d'investisseur.
  • Renseignements liés à votre emploi, tels que le nom de votre employeur, votre secteur d'activités et votre emploi.
  • Renseignements sur des transactions effectuées auprès ou par l'intermédiaire de Qtrade ou d'autres établissements financiers.
  • Renseignements sur votre état de santé, généralement lorsqu'il est question de propositions et de demandes relatives aux produits et services d'assurance.
  • Autres renseignements pouvant être liés à vos comptes ou à vos transactions et concernant notamment votre citoyenneté, votre statut de résident, votre situation familiale, votre conjoint ou conjointe.

À titre d'organisations réglementées, les compagnies de Qtrade sont tenues par la loi ou des règlements d'obtenir certains renseignements vous concernant afin de pouvoir vous offrir ses produits et services. Par exemple, afin de respecter le principe d'identification des clients, une obligation réglementaire relative aux valeurs mobilières, nous vous demandons des renseignements concernant vos finances, votre emploi, vos transactions, etc. De plus, nous recueillons d'autres renseignements, notamment sur les transactions, afin de respecter notre obligation réglementaire de contrôler et de signaler les transactions suspectes aux autorités financières qui luttent contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Vous pouvez toujours refuser de nous fournir ces renseignements. Cependant, si vous ne nous fournissez pas les renseignements demandés, nous pourrions être incapables de vous offrir la totalité ou une partie des produits, des services ou des renseignements que vous aviez demandés.

Protection de vos renseignements

Seuls les membres du personnel autorisés peuvent avoir accès à des renseignements permettant de vous identifier, et ce, s'ils en ont besoin pour un motif professionnel valide, par exemple pour ouvrir votre compte, en assurer le maintien ou l'administrer correctement. Nos employés connaissent l'importance de protéger et de maintenir la confidentialité des renseignements des clients.

Lorsque nous communiquons des renseignements personnels à de tiers fournisseurs de services ou représentants, seules les données qui leur sont nécessaires pour la prestation des services pertinents leur sont fournies. Ces tiers sont d'ailleurs tenus par contrat d'en protéger et d'en assurer la confidentialité et d'en réserver l'utilisation à la prestation des services prévus. De même, lorsque nous sommes tenus de fournir des renseignements personnels pour respecter une obligation juridique ou réglementaire valide, nous ne fournissons que ceux étant requis.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques et électroniques, dont des restrictions visant l'accès physique et en ligne, le chiffrement de données, des mécanismes de protection des mots de passe, la sécurisation des installations de stockage et le déchiquetage de documents.

Confidentialité et sécurité en ligne

Le site Web public du Qtrade (www.qtrade.ca) utilise des fichiers témoins pour récolter des données statistiques afin d'améliorer et de rehausser l'expérience utilisateur en ligne. Les données récoltées et utilisées sont anonymes. Elles comprennent notamment les adresses IP, le type de navigateur utilisé, les pages Web visitées, ainsi que la date et l'heure de l'accès au site Web. Aucun renseignement permettant de vous identifier n'est recueilli. Ces données servent à surveiller et à enregistrer l'accès au site Web ainsi que son utilisation; le tout à des fins d'exploitation, de fonctionnement et de sécurité. Vous pouvez désactiver les fichiers témoins à partir de votre navigateur. Cependant, cela pourrait vous empêcher d'accéder à notre site Web ou d'en utiliser certaines sections.

Nous utilisons des mécanismes de sécurité Internet à la fine pointe de la technologie, et procédons constamment à l'analyse et à la mise à jour de nos politiques et mesures de sécurité. Quand vous naviguez dans les sections publiques de notre site Web, vos renseignements personnels, ainsi que ceux liés à vos comptes, ne peuvent être récupérés par nos systèmes ou encore à partir de ceux-ci. Lorsque vous accédez aux sections relatives aux opérations, à la recherche ou au portefeuille qui ne sont destinées qu'aux titulaires de comptes, vous êtes tenus de fournir votre nom d'utilisateur ainsi que le mot de passe que vous avez choisis et que vous seul connaissez. Ne dévoilez jamais votre numéro de compte ou votre mot de passe à qui que ce soit. Vous devriez modifier votre mot de passe fréquemment. Afin de vous protéger contre la perte, le vol, l'abus ou la compromission de vos données confidentielles, vous devriez lire les responsabilités du client énoncées dans la Politique en matière de sécurité en ligne et les respecter.

Utilisation et divulgation de vos renseignements

Nous n'utilisons vos renseignements personnels et ceux liés à votre compte que pour les fins énoncées dans l'entente régissant la relation que nous avons avec vous, dans la présente politique ou au moment de leur collecte. Voici des exemples de motifs d'utilisation :

  • Afin de vérifier les renseignements relatifs à votre identité et à votre crédit. Par exemple, lorsque la loi le permet, nous pourrions vérifier votre identité à l'aide de vos pièces d'identité officielles ou de certains renseignements fournis par des agences de notation.
  • Afin de vous fournir les produits, les services ou les renseignements demandés, de suivre vos instructions en matière de transactions et de répondre à vos exigences et questions. Par exemple, nous devons obtenir des renseignements exhaustifs sur votre profil d'investisseur pour ouvrir, assurer le maintien et administrer votre compte en votre nom.
  • Afin de communiquer avec vous. Par exemple, nous pourrions avoir à communiquer avec vous pour vous fournir des confirmations pour vos transactions, des relevés de compte et de la documentation de procuration; pour vous avertir de nouveaux gains, de nouvelles caractéristiques ou d'autres informations liées à votre compte; ou pour vous fournir des renseignements sur vos investissements ou sur les produits et services qui vous sont offerts ou fournis.
  • Afin de comprendre votre situation financière en vue d'améliorer la manière dont nous répondons à vos besoins actuels et futurs en matière d'investissement et pour vous offrir des produits et services qui correspondent à vos besoins.
  • Afin de respecter des exigences juridiques ou réglementaires.
  • Afin de gérer nos risques et nos activités d'exploitation.
  • Afin de nous conformer aux exigences relatives à l'imposition, y compris pour la délivrance des formulaires et reçus fiscaux applicables.

Nous ne louons ni ne vendons pas vos renseignements personnels à de tierces parties. Cependant, lors de circonstances déterminées, nous pourrions les communiquer à des compagnies de Qtrade ou à des tierces parties avec qui nous entretenons une relation professionnelle. Par exemple :

  • Certaines des activités administratives ou opérationnelles de Qtrade sont centralisées. Ainsi, le groupe auquel vous avez fourni des renseignements personnels et liés à votre compte pourrait les communiquer à d'autres compagnies de Qtrade dans le but d'ouvrir, d'assurer l'entretien et d'administrer votre compte ou pour d'autres fins parmi celles décrites ci-dessus. Lorsque de tels renseignements sont communiqués à des organisations ne faisant pas partie de Qtrade, cela est fait dans le but de permettre à l'un de nos groupes de coopérer avec une organisation externe. Les renseignements sont gardés confidentiels et ne sont utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été divulgués à l'origine.
  • Nous pourrions transmettre vos renseignements personnels et ceux liés à votre compte à de tierces parties qui nous fournissent des services. Il pourrait s'agir, par exemple, d'agents de transfert, de dépositaires ou de fournisseurs de stockage de données sécurisé. Nos tiers fournisseurs de services n'ont accès qu'aux renseignements qui sont nécessaires à la prestation de leurs services et nous exigeons qu'ils les protègent de manière comparable à nos politiques et pratiques de confidentialité. Ils seront aussi soumis aux lois relatives à la vie privée de la province, du territoire ou du pays où ils sont situés. Cette clause pourrait aussi viser les États Unis.
  • Nous pourrions communiquer certains de vos renseignements personnels et de ceux liés à votre compte à des fournisseurs de produits, y compris des sociétés de fonds communs de placement auprès desquelles vous nous auriez demandé d'effectuer des transactions ou de nous renseigner sur leurs produits en votre nom.
  • Les renseignements personnels relatifs à votre état de santé recueillis relativement à une proposition ou à une demande concernant des produits d'assurance ne sont transmis qu'aux compagnies d'assurance auprès desquelles nous déposons une demande en votre nom, ainsi qu'à nos organismes de gestion et nos agences générales associées nécessaires pour traiter votre demande ou assurer les services prévus par votre police.
  • Dans la mesure où votre conseiller financier est employé à la fois par une compagnie de Qtrade et une coopérative d'épargne et de crédit ou une autre organisation offrant des services financiers, nous pourrions fournir vos renseignements à son assistant, à son personnel administratif ou à ses superviseurs, si ceux-ci ne sont employés que par la coopération ou l'organisation en question, et ce, uniquement dans le but de faciliter la prestation des services financiers qui vous sont fournis par l'intermédiaire de Qtrade.
  • Avec votre consentement, nous pourrions communiquer vos renseignements personnels à des compagnies de Qtrade ainsi qu'à votre établissement financier de référence, à ses filiales et à ses sociétés affiliées, s'il y a lieu, dans le but de mieux répondre à vos besoins et de vous aider à atteindre vos objectifs en matière d'investissement et de finance. Votre établissement financier de référence et d'autres compagnies de Qtrade pourraient utiliser vos renseignements dans le but de mieux répondre à vos besoins actuels et futurs en matière de services financiers et d'investissement, de développer et de vous offrir des produits et services qui correspondent à vos besoins et d'améliorer la relation professionnelle qu'ils ont avec vous.
  • Avec votre consentement, nous pourrions aussi donner des renseignements sur votre crédit à d'autres prêteurs, agences d'évaluation du crédit ou personnes pouvant donner des références dont vous nous auriez donné les coordonnées, à des fins de vérification et d'évaluation de votre admissibilité au crédit.

Divulgation autorisée

Dans certaines situations déterminées, nous sommes autorisés à utiliser ou à divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement, notamment les suivantes:

  • Comme la loi l'exige ou le permet, par exemple, pour nous conformer à une assignation à témoigner, à un mandat, à une assignation ou à un ordre émis ou décrété par une cour, un organisme de réglementation ou un autre groupe autorisé à exiger la divulgation de renseignements. Par exemple, des autorités de réglementation des valeurs pourraient exiger la divulgation de renseignements personnels à des fins de réglementation, y compris pour la surveillance d'activités liées aux opérations, des vérifications réglementaires, des enquêtes, des activités liées à une base de données de réglementation, l'application de la loi ou d'une instance disciplinaire, le rapport à d'autres organismes de réglementation des valeurs mobilières et le partage d'information avec d'autres organismes de réglementation des valeurs mobilières, marchés réglementés et organismes d'application de la loi dans toute province, tout territoire et tout pays lié à toute disposition précédente. L'Agence du revenu du Canada pourrait exiger que nous lui fournissions des renseignements sur votre compte à des fins de recouvrement de l'impôt ou d'autres fins prévues par la législation fiscale.
  • Afin de recouvrer une créance.
  • Afin de contribuer à la prévention de la fraude ou d'autres activités criminelles.
  • Lorsque nous demandons des conseils juridiques à un avocat.
  • En cas d'urgence ayant une incidence sur la santé ou la sécurité d'une pers

Retrait du consentement

Vous pouvez nous aviser que vous ne consentez pas à ce que vos renseignements soient utilisés à certaines fins et, en général, retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec nous par écrit. Pour vous aider à prendre votre décision et à enregistrer votre choix, nous vous expliquerons les options qui s'offrent à vous et les conséquences découlant du refus ou du retrait de votre consentement. Par exemple, si vous ne consentez pas à ce que nous transmettions des renseignements sur votre crédit avec d'autres prêteurs ou agences d'évaluation du crédit, nous pourrions être dans l'impossibilité de vous accorder un prêt. Dès qu'un crédit vous est accordé, vous ne pouvez plus retirer votre consentement à ce que nous communiquions vos renseignements à d'autres prêteurs et agences d'évaluation du crédit.

Conservation, exactitude et mesures d'accès

À tout le moins, nous conserverons vos renseignements personnels dans le but de répondre à des normes relatives à la tenue de dossiers en matière de valeurs mobilières et de réglementation. Nous pourrions conserver vos renseignements pour une période prolongée s'il est jugé nécessaire de le faire à des fins relatives au service à la clientèle, à la résolution d'un litige ou à d'autres raisons professionnelles.

Nous fournirons des efforts raisonnables pour veiller à ce que vos renseignements personnels soient exacts et complets. Vous pouvez contribuer à ces efforts en nous avisant de toute modification à apporter à votre dossier, qu'il s'agisse entre autres d'un changement d'adresse, de numéro de téléphone ou de profil d'investisseur.

Vous pouvez demander d'avoir accès aux renseignements que nous possédons à votre sujet. Si vous y décelez des erreurs, veuillez nous en aviser. S'il s'avère que ces renseignements sont bel et bien erronés ou incomplets, nous les corrigerons. Pour demander une correction, vous n'avez qu'à communiquer avec nous par écrit en décrivant en détail les renseignements personnels à corriger et les corrections à y apporter. Nous communiquerons rapidement avec vous tout en vous avisant si des frais devaient s'appliquer.

Communiquer avec nous

Si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité ou si vous avez des préoccupations relatives au traitement de vos renseignements personnels ou de votre demande de correction, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée par téléphone au 604.605.4111, par courriel à preoccupations@qtrade.ca ou par la poste à l'adresse suivante : One Bentall Centre, 505 Burrard Street, bureau 1920, C. P. 85, Vancouver (Colombie Britannique) V7X 1M6. Si, après le traitement de votre demande, vous n'êtes toujours pas satisfait, veuillez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou avec l'organisme provincial compétent.